Plötzlich verteilt? Eine ganzheitliche Sicht ist gefragt!
In den aktuellen Diskussionen um Verteiltheit geht vergessen: Nebst Tools sind Mindset und Kommunikations-Kultur/-Praktiken wichtig.
Im Moment laufen viele Diskussionen über verteiltes Arbeiten von Teams. Team-Mitglieder finden sich Corona-bedingt plötzlich im Homeoffice. Die Tool-Diskussion greift um sich. Google stellt beispielsweise Features in Hangout kostenlos zur Verfügung, die zuvor nur der kostenpflichtigen Version vorbehalten waren.. Microsoft hat nachgezogen.
Was nebst der wichtigen Tool-Diskussion vergessen geht, sind Mindset und Kommunikations-Kultur/-Praktiken. Dazu soll mein Artikel anstossen.
Infrastruktur ist die Basis für Kommunikation
Tools sind zweifelsfrei wichtig. Doch vorher stellt sich die Frage: Wie sieht es mit der Infrastruktur aus? Eine einzige schlechte Verbindung zerstört das Meeting für alle. Führungskräfte sollten daher vorab sicherstellen, dass die Infrastruktur in den verteilten Standorten, resp. zu Hause, stimmt. Mitarbeitende sollten, die Möglichkeit haben, bei schlechter Internetverbindung das Gespräch via Telefon zu bestreiten. Dies ohne sich Gedanken über die Kosten machen zu müssen. Im Falle von Home Office bedeutet dies: Beteiligung des Arbeitgebers an den Kosten für die private Infrastruktur des Team-Mitglieds. Dies ist günstiger, als Zeit und Nerven, die verloren gehen, weil etwas bei einer Person nicht funktioniert.
Die Netzgeschwindigkeit sollte für Video reichen, denn Video ist Pflicht. Mimik und Gestik sind ein wichtiger Bestandteil der Kommunikation. Ist ein Team am Hauptstandort, ist es wichtig, dass Meeting-Räume schwenkende Kameras haben. So sehen die remoten Teilnehmer alle Personen im Raum und nicht nur jene, die vor dem Laptop sitzen. Gleichzeitig ermöglicht dies, das Flip-Chart bei Bedarf vor die Kamera zu ziehen und so gemeinsam Brainstorming zu betreiben.
Kommunikationsregeln und Praktiken für Meetings
Im verteilten Arbeiten und Kommunizieren braucht es neue Regeln und Praktiken (Working Agreements). Während den Meetings gilt die Aufmerksamkeit immer den Kollegen und Kolleginnen. Im physischen Daily-Standup zum Beispiel kommt keiner auf die Idee, Kaffee zu holen oder am Handy rumzufummeln, während ein anderes Team-Mitglied spricht. Diese Selbstverständlichkeit gilt es in ein verteiltes Setup überzuführen.
Jedes Remote-Meeting benötigt eine zuvor festgelegte Person als ModeratorIn. Ihr Hauptanliegen ist es, eine gute Kommunikationskultur zu etablieren und die Ziele des Meetings zu erreichen. Wie ein Scrum Master ist sie dafür verantwortlich, Regeln für den Umgang im Meeting festzulegen und durchzusetzen oder zu verbessern, sodass alle sich beteiligen können und fokussiert gearbeitet wird.
Die wichtigste Einstellung, meiner Meinung nach, ist: Respektiere jene, die nicht im gleichen Raum sind. Ich habe mich als Moderator einer regelmässigen Sitzung einmal bewusst in die Minderheits-Location begeben und die Moderation abgegeben. Ich kann Ihnen nur empfehlen: Tun Sie dies auch, Sie werden viel lernen!
Häufig fangen die Mitglieder im gleichen physischen Raum an zu diskutieren und merken nicht, dass jemand remote sich äussern möchte. Nebendiskussionen sind manchmal besser zu hören als die Hauptdiskussion. Der Moderator hat die Aufgabe, diese Dynamik frühzeitig zu erkennen und ihr entgegenzuwirken. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass immer nur einer spricht. Diese Person befindet sich in der Nähe des Mikrofons; die Sitzungsleitung sorgt dafür.
Als Meeting-Leitung erteilen Sie das Wort bewusst und regelmässig an alle Teilnehmenden. Erkundigen Sie sich im Round-Robin-Prinzip nach Fragen und Meinungen. Warten Sie die Latenzzeit der Antwort ab. Hetzen Sie nie! Denn in der Regel wartet das Team-Mitglied, das alleine oder in der Minderheit ist, auf den besten Moment, um zu sprechen. Es will den Verlauf des Gesprächs nicht stören. Dieser beste Moment existiert allerdings nicht. Wichtige Beiträge werden zuerst auf später verschoben und passen dann erst recht nicht in den Diskussionsverlauf.
Kommunikationsregeln und Praktiken fürs Arbeiten
Nebst den Sitzungen gibt es auch die Arbeit. Im gleichen Raum sitzend, kann schnell jener Kollege oder jene Kollegin um Rat gefragt werden, der/die gerade empfangsbereit ist. Für diese Empfangsbereitschaft im Remote-Kontext braucht es eine Abmachung. Denn woher sollen die Fragenstellenden wissen, wer just in diesem Moment hochkonzentriert ist und wer gestört werden kann. Über welchen Kanal können kleine Anfragen platziert und schnell beantwortet werden?
Arbeiten Sie für eine Firma mit hohen Sicherheitsanforderungen, wie zum Beispiel eine Bank? Dann kennen Sie die Hürden der Security. Vieles bis alles ist gesperrt. Sie können nicht gemeinsam verteilt arbeiten. Sie haben keinen Zugriff auf all die schönen Tools. Und falls Sie eigene Tools haben, dann haben die Externen, so wie ich als Coach, keinen Zugriff darauf. Bei einer Private-Bank habe ich erlebt, dass ein zweiter PC zur Verfügung gestellt worden ist, der mit dem offenen Internet verbunden war. Auf alle Fälle muss aber klar sein, welche Daten übers Netzt gemeinsam bearbeitet werden dürfen, wo diese gespeichert sind und welche Arbeiten remote eben nicht möglich sind.
Zusammenfassung
Fazit: Verteiltes Arbeiten ist eine Investition und kein Befehl, welcher von heute auf morgen umgesetzt werden kann. Remote kann man sich nur bedingt einkaufen. Remote ist auch eine Haltung / ein Mindset mit klar zu definierenden Praktiken.
Fehlen Investition, Mindeset oder Praktiken ist Remote zum Scheitern verurteilt. Sonst heisst es: «Remote? Haben wir probiert, geht bei uns nicht.»
Ein kleiner Nachtrag:
Ich halte physische Treffen weiterhin für wichtig. Rein verteiltes Arbeiten ohne persönliche Treffen führt meines Erachtens nach zu Subkulturen und Vertrauensverlust. Regelmässige Events mit allen Team-Mitgliedern (mehrmals pro Jahr) sind wichtig. Und dies nicht immer am Hauptstandort. Doch dazu mehr bei einer anderen Gelegenheit…
Autor: Nikolaos Kaintantzis | English Version can be found here.
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